Karşıyaka Belediyesi, teknolojik gelişmelere ahenk sağlayarak 2021 yılında hayata geçirdiği ‘dijital arşiv idare sistemi’ ile hizmetlerini daha süratli ve faal hale getirdi.
Uygulama sayesinde resmi evraklar dijital ortamda daha inançlı halde saklanırken, fotokopi ve kâğıt üzere masraflar en aza indirilerek iktisada ve ekolojiye de katkı sağlandı.
Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü tarafından yürütülen dijital arşiv çalışması kapsamında kurumun İmar ve Şehircilik, Etüt Proje, Kentsel Dönüşüm, Plan ve Proje, Yapı Denetim, Ruhsat Kontrol ve Sıhhat İşleri Müdürlükleri ile ilgili evrak, evrak ve dokümanlar dijital ortamda da kayıt altında tutuluyor. Bu kapsamda yaklaşık 5 milyon 518 bin sayfa evrak ve 550 bin metre proje taranıp dijitalleştirilerek Arşiv İdare Sistemine (AYS) transferi sağlandı. Arşiv Müdürlüğü’nün misyonları ortasında yer alan ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde yapılıyor.
HIZLI RAPORLAMA
Dijital arşiv projesi ile kullanılacak dokümanların fizikî arşivde aranması ile doğacak vakit ve iş gücü kaybı ortadan kaldırılıyor. Yüksek güvenlik standartları altında kayda alınan dokümanların belge bütünlüğü ve içerik yepyeniliği de korunmuş oluyor. Ömür uzunluğu saklanabilen evraklar süratli, sağlıklı ve aktüel bir halde raporlanabiliyor.
Dijital dosyalama ile yer kaybı azaltılırken fotokopi, kâğıt, kartuş üzere masraflardan da tasarruf ediliyor; Karşıyaka’nın karbon salınımının azaltılmasına katkı sağlanıyor. Arşiv İdare Sistemi üzerinden suret hizmetleri daha süratli bir formda veriliyor. Arşiv Müdürlüğü dijitalleşme sürecine başka müdürlüklülerin evraklarının eklenmesi ve e-ekspertiz hizmetinin devreye girmesi için çalışmalarına devam ediyor.
Kaynak: (BYZHA) Beyaz Haber Ajansı
